Dal 1° luglio 2013 tutte le imprese, dalle S.p.A. alle piccole imprese individuali, debbono comunicare con le PA utilizzando i canali digitali, quindi i portali tematici – ove presenti – oppure la PEC.
Questa data è contenuta nel DPCM 22/7/2011, ed è il risultato della tormentata vicenda che riguarda l’obbligo di presentare per via telematica tutte le comunicazioni del SUAP, previsto con il DPR 160/2010 e in attuazione il disposto dell’art. 5 bis del CAD, secondo cui la presentazione di istanze, dichiarazione, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche, nonché la comunicazione di atti e provvedimenti amministrativi nei confronti delle imprese avvengono esclusivamente utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione.
Purtroppo ci troviamo di fronte ad un ennesimo caso di indecisione e lentezza nel processo di digitalizzazione dei documenti e dei processi tra Amministrazioni e Imprese, come del resto tutta la normativa sull’Agenda Digitale in Italia.
La decorrenza del 1 luglio può essere collegato all’obbligo per tutte le imprese di avere una PEC, previsto dal decreto crescita e scaduto il 30 giugno. Si potrebbe pensare ad un disegno prestabilito che dia continuità alle norme, ma probabilmente non è così: infatti sono molti gli aspetti che non sono stati valutati per dare completezza a tutto il progetto.
Un aspetto positivo è che le disposizioni del DPCM sembrano fare chiarezza su un particolare importante: le comunicazioni cartacee NON possono essere accettate; non viene prevista nessuna sanzione particolare, ma si può pensare che un procedimento iniziato con una richiesta inviata in forma cartaceo sia illegittimo, perché in contrasto con la normativa.
La stessa regola vale anche per i provvedimenti o comunicazioni della PA nei confronti di un’ impresa, che debbono sempre essere in formato digitale.
A norma dell’art. 3 del DPCM del 2011, in tutti i casi in cui non è prevista una diversa modalità di comunicazione telematica (ES. portali tematici dedicati), le comunicazioni avvengono mediante l’utilizzo della posta elettronica certificata, secondo le disposizioni di cui agli articoli 48 e 65, comma 1, lettera c-bis), del Codice dell’amministrazione digitale.
Le tipologie di documenti a cui si fa riferimento non sono solo quelli relativi allo Sportello Unico delle Attività Produttive (SUAP), ma sono compresi tutti i casi in cui un’impresa presenta delle “istanze, dichiarazione, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici”: quindi anche il semplice preventivo o comunicazione inerente a qualsiasi argomento deve essere presentata in modalità telematica.
Sono anche previste delle sanzioni disciplinari per il dirigente che non si adegua: infatti il mancato rispetto delle disposizioni costituisce ipotesi di responsabilità dirigenziale ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 (TU sul pubblico impiego). E in ogni caso, l’attuazione e l’osservanza delle disposizioni del presente decreto sono rilevanti per la misurazione e valutazione della performance organizzativa e di quella individuale dei dirigenti.
Cosa succede se un documento viene presentato in forma cartacea anche dopo la scadenza del decreto?
Su questo la norma non dà indicazioni precise: il documento potrà comunque essere protocollato, e il responsabile del procedimento dovrà richiedere un documento digitale al posto di quello cartaceo.
Ad esempio l’INAIL ha emesso una circolare con cui ha reso nota la scadenza del 1 luglio, e dà indicazioni su come presentare le denunce di infortunio da parte delle Ditte, da cui risulta che “In mancanza della PEC o delle credenziali di accesso al sistema, può essere utilizzata anche la posta elettronica ordinaria, tenendo presente che le comunicazioni sono valide se:
• sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;
• ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all’art. 55 del d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445.”
Ma nulla viene detto di cosa accade se la denuncia continua ad essere presentata in formato cartaceo.
A proposito dei tasselli ancora mancanti al disegno complessivo, non è ancora stato emesso l’atto di indirizzo della Conferenza Unificata previsto dal comma 4 dell’art. 5 bis del CAD, e soprattutto manca l’adeguamento della normativa sul pagamento del bollo per le istanze telematiche, previsto dalla Legge di Semplificazione del 2012.
Riguardo all’imposta di bollo, al momento la normativa da applicare per gli atti informatici è contenuta nell’art. 7 del Decreto 2004 dell’Agenzia delle Entrate, ed in particolare per gli atti dello Sportello Unico è intervenuto il Decreto del MISE 10/11/2011.
Il Decreto è entrato anche nel merito della problematica dell’invio degli allegati voluminosi, e ha previsto all’art. 8 che “Qualora la segnalazione o l’istanza contengano allegati per la cui trasmissione non sia utilizzabile il canale telematico, l’utente può presentare l’allegato specifico al SUAP competente successivamente alla presentazione telematica della segnalazione o dell’istanza, utilizzando un supporto informatico, firmato digitalmente. In ogni caso, la presentazione e’ accompagnata da una dichiarazione che illustra il motivo del mancato invio telematico, utilizzando come riferimento il numero di protocollo attribuito alla segnalazione o all’istanza dal sistema informatico. Il procedimento e’ avviato solo quando tutta la documentazione e’ stata consegnata al SUAP.”
Per agevolare la trasmissione digitale della documentazione, si potrebbe comunque inviare i documenti in formato compresso (ES: .zip); inoltre, con le novità tecnologiche recenti, la consegna del CD – a fronte di un’istanza presentata online o con PEC – risulta quanto mai fuori tempo e luogo, potendosi utilizzare applicativi free o a pagamento che consentono l’archiviazione di documenti anche di grandi dimensioni in modalità Cloud (uno per tutti, Dropbox), con l’invio del relativo link.
L’attuazione dell’obbligo delle comunicazioni digitali parte delle PA è stato ovviamente difforme; alcuni Comuni avevano già imposto da tempo l’obbligo di presentazione delle pratiche digitali, ad esempio attraverso i portali SUAP (Milano, Firenze, Napoli).
Ma la maggior parte delle altre PA locali o non ha ancora adottato alcuna modalità, o comunque continua ad accettare entrambe le modalità (digitale e cartacea), ed in ogni caso le home page dei siti web istituzionali riportano ben poche indicazioni in proposito, soprattutto a proposito della digitalizzazione.
Dal lato delle imprese si registra purtroppo uno stato di fatto non proprio avanzato: come risulta da alcune indagini recenti, solo il 17% delle aziende italiane ha un proprio sito web.
In definitiva, ci troviamo di fronte ad un ennesimo esempio di applicazione della legge “a macchia di leopardo”, anche se una volta tanto il legislatore ha dato indicazioni sufficientemente chiare sul tema, e proprio da qui bisognerebbe ripartire per arrivare ad una vera digitalizzazione dei rapporti tra PA e imprese, approfittandone anche per una svolta culturale verso le nuove tecnologie a beneficio del “sistema Paese”.
